El objetivo de una reunión es interactuar entre un grupo de personas; con el fin de alcanzar un compromiso hacia un objetivo determinado, pudiendo ser éstos de diferente índole.
Se realizan con el fin de: Informar, para resolver incidencias, para coordinar a los equipos; así como para el seguimiento de la actividad y para analizar la puesta en marcha de estrategias. El fin es que todo funcione a través de la toma de decisiones y los compromisos adquiridos por las personas que intervienen en ellas.
A veces se nos olvida y de ahí que muchas reuniones nazcan ya muertas…
Me atrevo a decir, por mi propia experiencia, que algunas fracasan por como son concebidas desde un principio y otras por la actitud de las personas que intervienen en ellas.
Problemas más habituales de concepción inicial:
- Nos reunimos mucho más de lo que es necesario. Incurrimos, además, en el error de alargarlas en exceso, lo que produce mucha frustración ya que estamos ante la sensación de que perdemos un valioso tiempo que podría estar empleado en algo más productivo, seguro.
- No seleccionamos bien al público objetivo que debe asistir: Quien no suma y aporta valor no debe ir.
- Cometemos el error de incluir a personas por una cuestión de rango, pensando en que le interesará. Quizá por querer lucirnos; por el contrario, a veces, no les invitaríamos pero tememos que se enfaden… Es un grave error: las reuniones son para “Hacer y avanzar” y el tiempo de las personas es sagrado.
- La falta de preparación… Asistimos a reuniones porque nos llaman, pero a veces ni tan siquiera sabemos cuáles son los temas a tratar ni el orden del día… Desconocemos qué debemos preparar nosotros. La falta de dirección y procedimiento convierten un encuentro necesario en algo completamente inútil dónde no se llega a acuerdos, ni a compromisos.
- La falta de puntualidad… Ahí están los de siempre, jugando con el tiempo de los demás y con la productividad de la empresa… Por no decir de aquellos que no solo llegan tarde sino que además no tienen intención alguna de asistir.
Problemas de actitud ante una Reunión:
Voy a tratar el tema en clave de humor, aunque estoy segura de que vais a reconocer a unos cuantos….
- El Narcisista: Enamorado de todo aquello que piensa y sale por su boca. Aquel que se cree en posesión de la verdad más absoluta; que cree que tiene siempre razón porque sabe más que nadie sobre el tema tratado; y, que cuando tú opinas, te mira por encima del hombro pensando… “ya está éste tocando las narices de nuevo…
- El Pasota: Éste es el que siempre dice sí a todo… Su fin principal es que se acabe pronto y su fin último es seguir con su jornada como si nada hubiera pasado. Para él, seguir el rollo a los demás y después hacer lo que le da la gana, es su norma
- El Cenizo: Esas personas de talante negativo dispuestos a discrepar sobre todo, aunque no haya un motivo de peso para hacerlo. Son los de: “los pero…” “esto no funcionará” “otros han fracasado en el intento”.
- El invisible: Está pero intenta pasar desapercibido. Son los que, aunque se pusieran una bolsa en la cabeza, nadie repararía en ellos. Solo escuchan, no se mojan con nada. Son verdaderas momias incapaces de pronunciarse; pero que después alimentan los cotilleos por los pasillos una vez acabada la reunión.
- El “Monologuista” interminable: Es el que, cuando empieza a hablar nunca sabes cuándo va a dejar de hacerlo. Un monopolizador nato del tiempo; que no escucha y no se deja interrumpir porque disfruta oyéndose a sí mismo, una y otra vez. Reiterando su discurso. Es de los que te dicen eso de: ¿Me entiendes lo que te quiero decir? ¿Me he explicado bien? Y aunque nadie le conteste o pregunte, vuelve a explicarlo.
- El incendiario: Esa persona que no conoce la gama de grises. Es, o todo blanco o todo negro. Lleva todo a un nivel de exageración exacerbada. Es el que, cuando más concentración y talante se necesita, prende la llama de la discordia.
- El Dios: Hacer no hace mucho, pero su prepotencia y autosuficiencia surca los mares. Es el que te dice: “¡Ya imaginaba que no resultaría!” “Yo ya sabía que esto iba a acabar así” “Yo ya os lo había advertido”.
- El Cuerpo: Esas personas que asisten pero que en ningún momento están. Me explicaré: son aquellos que están pensando en otra cosa y que cuando les preguntas, te dicen: “Lo siento, ¿me lo puedes repetir, otra vez?.
- El Innovador inverso: El que quiere explicar las ideas de los demás después de que ya han sido expuestas. Aportar no aporta, pero hace unos “remembers” efecto “Déjà vú” ¡Que son lo más!
¿Te has identificado en algún momento?
¿Has visto a algún compañero en retratado en cualquier perfil?
Si es así te invito a reflexionar; a hablarlo con ellos también, porque en esta vida todo se puede mejorar. No sólo hay que estar si no aportar valor añadido.
