Según Wikipedia, el correo electrónico, también conocido como e-mail (del inglés, electronic mail); es un servicio de red que permite enviar y recibir mensajes con múltiples destinatarios o receptores, situados en cualquier parte del mundo.
Cuando lees esta definición te das cuenta de que es “la bomba”. Gracias a este avance tecnológico podemos escribirnos y estar conectados con cualquier persona del mundo y enviarnos textos, documentos, fotografías…
Y, sí, en teoría es un avance, una tecnología a nuestro servicio personal y de empresa… y si es así ¿Por qué en ocasiones se convierte en un arma de doble filo y en uno de los ladrones de tiempo digitales más grandes que existen?
¿Desconocimiento o mal uso?
Razones por las que el correo electrónico puede llegar a ser nuestro enemigo:
A nivel operativo:
- Muchas personas no saben utilizarlo del todo bien. Nos damos de alta en una cuenta y pensamos que si escribimos y enviamos ya está todo hecho. Nada más lejos de la realidad. Esta herramienta tiene muchas funcionalidades más, normas de uso y funcionamiento que debemos conocer para sacarle el mayor rendimiento posible así como ser conscientes de la normativa legal y de privacidad que hay detrás. Esas condiciones tan largas y difíciles de leer que aceptamos (la mayoría) sin leer; (y el que esté libre de pecado que lance la primera piedra), unas condiciones que en un momento dado se pueden volver en nuestra contra y que ni tan siquiera somos conscientes de su repercusión.
- Si no conocemos su funcionalidad difícilmente lo podremos utilizar bien. Se hace imprescindible conocer todo lo que nos puede aportar: desde la organización por carpetas que nos permita derivarlos entre urgentes e importantes (los leo hoy o dentro de tres días), pasando por uso de buenos filtros que controlen el “spam” , las suscripciones y otras tantas cosas que nos llegan… Si no lo limpias a diario de lo que no te suma y aporta, acabarás perdiéndote lo realmente importante.
- Nuestro correo electrónico puede ser “hackeado” más fácilmente de lo que crees y te hablo desde mi propia experiencia, cuando sufrí dos ataques importantes. Aprendí a cambiar las contraseñas cada tres meses, algo que me da trabajo pero a la vez me aporta la tranquilidad de saber que mis datos están seguros.
En el trabajo:
- Si no lo gobernamos bien, puede llegar a ser una losa y producirnos ansiedad… Este tema es recurrente entre profesionales: todos nos quejamos del tiempo que nos absorbe y que; por el contrario, le dedicamos. Es el coste de vivir en una sociedad híper-conectada y entender que la inmediatez de la respuesta es lo esperado (que en muchos casos por desgracia así es…) La sensación de esclavitud que produce por normas que nos auto imponemos hace de esta herramienta algo difícil de soportar en muchas ocasiones.
- El correo electrónico debe mirarse entre dos y tres veces al día, no más. No pasa nada si la respuesta se demora unas horas, todo el mundo debe entender que estamos haciendo otras cosas, y que no siempre se puede contestar al instante. Una vez mirado, lo cerramos, de lo contrario no lograremos nunca dejar de consultarlo una y otra vez. Yo hace mucho tiempo que decidí quitarme todos los “globitos de notificaciones” tanto en el PC como en el móvil; desde entonces soy mucho más feliz y efectiva.
“Hasta que no te valores a ti mismo no valorarás tu tiempo. Y hasta que no valores tu tiempo no harás nada con él”.
By M. Scott Peck
- Si eres el emisor de un correo electrónico, ten siempre en cuenta que lo que escribes ahí queda… No lo hagas nunca desde el enfado o después de un “calentón”, no respondas nunca sin leerlo tres veces, la percepción sobre algo escrito varía ostensiblemente dependiendo de nuestro estado de ánimo. Nuestra marca personal queda resentida también.
- Si tienes un problema con alguien y te es posible, ve a verle en persona o llama por teléfono, la gente hablando se entiende, he visto casos de dos personas machacándose a mails estando a 5 metros de distancia… Dar la cara ante un problema siempre es mejor que dejar un reguero de mails inútiles que además pueden ir en tu contra.
- Los “mails” deben ser cortos en su extensión y claros en su mensaje. Es importante que cuando te quieres comunicar con alguien lo pienses bien y lo pongas en un único mensaje, el tiempo de los demás es sagrado, y es muy cansino recibir cuatro correos de la misma persona en una mañana porque se ha ido acordando de cosas a lo largo del día… Recuerda que tu profesionalidad y tu marca también es manifiesta en este canal. Os lo confieso, los “mails” de dos páginas difícilmente los leo, como mucho, hago una lectura en diagonal.
- He visto empresas enfermas de “e-mails”… Donde esta herramienta se ha convertido en un mero justificante de lo que hacemos, o decimos. “Mails” con copias a muchas personas ( que la mayoría no deberían estar) y peor aún en copia oculta a muchas otras. Esta es una mala práctica más usual de lo que nos imaginamos y es la que hace incluso que nos dé hasta miedo utilizarlo. Un correo no es un justificante, es una comunicación y si se utiliza de esta forma es una señal clara de que la comunicación interna está fallando de una forma estrepitosa. Antes de poner en copia a alguien piénsatelo tres veces, y aunque sea una práctica habitual en tu empresa, como profesional evita entrar en ella.
- No envíes “mails” profesionales a altas horas de la noche ni en fin de semana . Hay quien piensa que eso “mola”, y siento decirte desde estas líneas que no, lo que da son muestras claras de una mala organización de trabajo, de falta de descanso y de una conciliación personal y familiar inexistente. Si tienes que trabajar en domingo, (cosa que nos ocurre a todos a veces), escríbelos si no te queda más remedio, pero prográmalos para que salgan el lunes por la mañana. Créeme cuando te digo que la era de los “workaholics” ya pasó. Y por favor, si eres el jefe debes respetar aún más, si cabe, esta premisa porque la gente acaba quemándose.
No olvides nunca que el receptor y emisor de un correo electrónico siempre es una PERSONA, y acabo con esta genial frase que no deberíamos olvidar jamás:
“Hay un ser humano detrás de cada tuit, blog y correo electrónico. Recuérdalo”
By Chris Brogan
23 Comentarios
Buenos días señora o señorita Collado Duran, muchas gracias por el artículo sobre el correo electrónico.
La verdad es que yo soy uno de tantos profesionales que por necesidad imperativa de los trabajos y desempeños que he realizado en el transcurso de mi vida profesional, el correo, ha sido una baza, una herramienta muy importante en mi quehacer diario.
Por ello, le mantengo mucho respeto.
Y mire usted por donde que a través de un correo, y no por una llamad telefónica, estoy convocado para un proceso de selección, que curiosamente no es para servir en una empresa en España, sino fuera de España, dado que esa empresa es alemana.
El correo, me va a solventar un grave problema, disponer de un trabajo, ahí es nada.
Por tanto, si, lo respeto y como bien dice usted, lo escrito, escrito está.
Mi luz: la sabiduría y el conocimiento.
Está es mi orientación, eso es lo que me guía.
Mi táctica: la intuición y la constancia como aliadas.
Cada persona tiene la potestad de auto definirse.
¿No lo cree usted así?
http://rutalandia.com/Toda/Mi_Luz.html
Saludos cordiales.
Gabriel.
Hola Gabriel !! Gracias por tu comentario !! El correo electrónico es una herramienta tecnológica extraordinaria siempre que la utilicemos bien, nos acerca y permite contacto con cualquier persona del mundo y eso es extraordinario, para muestra lo que nos explicas que te ha llegado una nueva oportunidad laboral. Te deseo lo mejor 😉
Buenos días Eva,
Como bien dices, el correo electrónico es una herramienta que a menudo se utiliza con malas intenciones, dentro de las empresas. He visto muy de cerca, como temas que podrían haberse resuelto con una conversación, se han complicado por culpa de mandar y reenviar correos con copia a responsables e incluso gerentes. Una mala práctica que es más habitual de lo que parece y que no consigue mas que dañar el ambiente de trabajo y la comunicación entre los colaboradores de una compañía.
Como siempre, enhorabuena por tu artículo. Un abrazo!
Hola querido Carlos!! gracias por tu comentario amigo y si, así es: su mal uso lleva a problemas graves. Sigamos trabajando para cambiar estas prácticas que no nos permiten avanzar !! Un fuerte abrazo 😉
Totalmente de acuerdo en el uso incorrecto que se hace de los correos electrónicos. Durante un tiempo lo viví muy de cerca: correos interminables con múltiples destinatarios en copia… en fin, siempre pensé justo en esto, que hay mucha gente que no tiene claro cual debe ser la utilidad práctica, eficaz y eficiente de esta herramienta. Me ha encantado el artículo. Saludos.
Gracias por tu comentario Carmen, así es, cuando se sufre se sabe amiga. Esperemos que estas actitudes y malas prácticas se acaben !! Un fuerte abrazo 😉
Me ha gustado mucho la exposición de normas, consejos y sugerencias en la utilización de los e-mails. ¡Qué de errores podemos cometer y cuánto dicen de nosotros. Me ha gustado mucho la distinción entre utilizar el correo como medio para comunicar y el hacerlo como justificante; este último caso, lejos de garantizar nada, deteriora las relaciones laborales de forma estrepitosa. ¡Y con razón!
Muchas gracias Eva
Gracias por tu comentario Natalia!! Así es tal y cómo lo describes, compartimos visión sobre el uso efectivo de esta herramienta tal fundamental !! Un fuerte abrazo 😉
Añadir que muchos usan el correo electrónico como si fuera un mensaje de texto. Responder con un “listo”, “gracias”, “ok nos vemos” es algo en muchas ocasiones innecesario 🙂
saludos!
Hola Dennis !! Así es amigo, en la simplicidad y claridad del mensaje aumentan las opciones de ser leídos y respondidos!! Gracias y un fuerte abrazo 😉
¡Imperdible y divertido! Recordé varias situaciones vividas exactamente iguales a tus ejemplos querida Eva. Abrazo desde México .
Rodolfo
Rodolfo jajja si es que esto nos pasa a muchos querido amigo !!! Gracias y ahí va el abrazo de vuelta desde España !!
[…] 5. Cuando el correo electrónico se convierte en tu peor enemigo… #RRHH #Comunicación #MarcaPersonal, by Eva Collado Durán en su blog By Eva […]
El correo electrónico efectivamente es una herramienta muy útil, tanto a nivel personal como lavoral, imprescindible hoy en día me atrevería a decir yo.
El mayor problema es no saber utilizarlo o estar pendiente de él cada dos por tres. Para el trabajo es una herramienta muy útil, pero lo adecuado es consultarlo un par de veces al día, no más, pues de lo contario te vuelves una exclava de él y tu tiempo de productividad se ve reducido al máximo.
Enrhorabuena por el artículo Eva.
Un saludo
Así es, hay que aprender a optimizarlo y es un aliado maravilloso !! Un fuerte abrazo y mil gracias 😉
Personalmente creo que el correo electrónico se ha convertido en algo fundamental en todas las empresas, en mi caso, trabajamos en un departamento 24h y todo el flujo de información viaja a través del correo. Si es cierto que a veces caemos en saturar esta vía y se convierte en una pesadilla….(consumes mucho tiempo en ello). Me ha gustado mucho el artículo !!!
Saludos
Mil gracias por tu comentario, así es bien utilizado es una herramienta fabulosa pero mal utilizado un arma arrojadiza… Un fuerte abrazo 😉
Hola Eva, enhorbuena por el artículo! Yo personalmente uso el correo electrónico tanto personal como profesionalmente. Y la verdad que al principio he de reconocer que no sabía usarlo, incluso le cogí manía, incluso tuve que hacer un curso que me recomendó la empresa de productividad que nos enseñaron a etiquetar los mails, crear accesos, las horas de productividad que debemos usar el mail, etc.
A día de hoy ha cambiado mucho la cosa y el mail se ha convertido en algo imprescindible en mi día a día y lejos de empeorar mi productividad la mejora.
Gracias por tus artículos.
Un saludo
Hola !!! No sabes como te entiendo, hasta que no aprendes a optimizarlo es una tortura. Me alegra mucho que hayas hecho de esta herramienta algo que trabaja para ti y no tú para ella, eso es lo mejor !! Un fuerte abrazo 😉
Maravillas de articulo como este nos ayudan a todos a ser mucho más productivos en el día a día!. Gracias Eva!
Gracias a ti por ponerlo en valor !!!
Nunca me canso de leerte, da igual si es años depues de escribir el artículo, siguen siendo útiles y eso es muy dificil. Gracias!
Gracias de todo corazón por ser como eres y acompañarme en el camino ;))