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Según Wikipedia, el correo electrónico, también conocido como e-mail (del inglés, electronic mail); es un servicio de red que permite enviar y recibir mensajes con múltiples destinatarios o receptores, situados en cualquier parte del mundo.

Cuando lees esta definición te das cuenta de que es “la bomba”. Gracias a este avance tecnológico podemos escribirnos y estar conectados con cualquier persona del mundo y enviarnos textos, documentos, fotografías…

Y, sí, en teoría es un avance, una tecnología a nuestro servicio personal y de empresa… y si es así ¿Por qué en ocasiones se convierte en un arma de doble filo y en uno de los ladrones de tiempo digitales más grandes que existen?

¿Desconocimiento o mal uso?

Razones por las que el correo electrónico puede llegar a ser nuestro enemigo:

A nivel operativo:

• Muchas personas no saben utilizarlo del todo bien. Nos damos de alta en una cuenta y pensamos que si escribimos y enviamos ya está todo hecho. Nada más lejos de la realidad.  Esta herramienta tiene muchas funcionalidades más, normas de uso y funcionamiento que debemos conocer para sacarle el mayor rendimiento posible así como ser conscientes de la normativa legal y de privacidad que hay detrás. Esas condiciones tan largas y difíciles de leer que aceptamos (la mayoría) sin leer; (y el que esté libre de pecado que lance la primera piedra), unas condiciones que en un momento dado se pueden volver en nuestra contra y que ni tan siquiera somos conscientes de su repercusión.

• Si no conocemos su funcionalidad difícilmente lo podremos utilizar bien. Se hace imprescindible conocer todo lo que nos puede aportar: desde la organización por carpetas que nos permita derivarlos entre urgentes e importantes (los leo hoy o dentro de tres días), pasando por uso de buenos filtros que controlen el “spam” , las suscripciones y otras tantas cosas que nos llegan… Si no lo limpias a diario de lo que no te suma y aporta, acabarás perdiéndote lo realmente importante.

• Nuestro correo electrónico puede ser “hackeado” más fácilmente de lo que crees y te hablo desde mi propia experiencia, cuando sufrí dos ataques importantes. Aprendí a cambiar las contraseñas cada tres meses, algo que me da trabajo pero a la vez me aporta la tranquilidad de saber que mis datos están seguros.

En el trabajo:

• Si no lo gobernamos bien, puede llegar a ser una losa y producirnos ansiedad… Este tema es recurrente entre profesionales: todos nos quejamos del tiempo que nos absorbe y que; por el contrario, le dedicamos. Es el coste de vivir en una sociedad híper-conectada y entender que la inmediatez de la respuesta es lo esperado (que en muchos casos por desgracia así es…) La sensación de esclavitud que produce por normas que nos auto imponemos hace de esta herramienta algo difícil de soportar en muchas ocasiones.

• El correo electrónico debe mirarse entre dos y tres veces al día, no más. No pasa nada si la respuesta se demora unas horas, todo el mundo debe entender que estamos haciendo otras cosas, y que no siempre se puede contestar al instante. Una vez mirado, lo cerramos, de lo contrario no lograremos nunca dejar de consultarlo una y otra vez. Yo hace mucho tiempo que decidí quitarme todos los “globitos de notificaciones” tanto en el PC como en el móvil; desde entonces soy mucho más feliz y efectiva.

“Hasta que no te valores a ti mismo no valorarás tu tiempo. Y hasta que no valores tu tiempo no harás nada con él”.

By M. Scott Peck

• Si eres el emisor de un correo electrónico, ten siempre en cuenta que lo que escribes ahí queda… No lo hagas nunca desde el enfado o después de un “calentón”, no respondas nunca sin leerlo tres veces, la percepción sobre algo escrito varía ostensiblemente dependiendo de nuestro estado de ánimo. Nuestra marca personal queda resentida también.

• Si tienes un problema con alguien y te es posible, ve a verle en persona o llama por teléfono, la gente hablando se entiende, he visto casos de dos personas machacándose a mails estando a 5 metros de distancia… Dar la cara ante un problema siempre es mejor que dejar un reguero de mails inútiles que además pueden ir en tu contra.

• Los “mails” deben ser cortos en su extensión y claros en su mensaje. Es importante que cuando te quieres comunicar con alguien lo pienses bien y lo pongas en un único mensaje, el tiempo de los demás es sagrado, y es muy cansino recibir cuatro correos de la misma persona en una mañana porque se ha ido acordando de cosas a lo largo del día… Recuerda que tu profesionalidad y tu marca también es manifiesta en este canal. Os lo confieso, los “mails” de dos páginas difícilmente los leo, como mucho, hago una lectura en diagonal.

• He visto empresas enfermas de “e-mails”… Donde esta herramienta se ha convertido en un mero justificante de lo que hacemos, o decimos. “Mails” con copias a muchas personas ( que la mayoría no deberían estar)  y peor aún en copia oculta a muchas otras. Esta es una mala práctica más usual de lo que nos imaginamos y es la que hace incluso que nos dé hasta miedo utilizarlo. Un correo no es un justificante, es una comunicación y si se utiliza de esta forma es una señal clara de que la comunicación interna está fallando de una forma estrepitosa. Antes de poner en copia a alguien piénsatelo tres veces, y aunque sea una práctica habitual en tu empresa, como profesional evita entrar en ella.

• No envíes “mails” profesionales a altas horas de la noche ni en fin de semana . Hay quien piensa que eso “mola”, y siento decirte desde estas líneas que no, lo que da son muestras claras de una mala organización de trabajo, de falta de descanso y de una conciliación personal y familiar inexistente. Si tienes que trabajar en domingo, (cosa que nos ocurre a todos a veces), escríbelos si no te queda más remedio, pero prográmalos para que salgan el lunes por la mañana. Créeme cuando te digo que la era de los “workaholics” ya pasó. Y por favor, si eres el jefe debes respetar aún más, si cabe, esta premisa porque la gente acaba quemándose.

No olvides nunca que el receptor y emisor de un correo electrónico siempre es una PERSONA, y acabo con esta genial frase que no deberíamos olvidar jamás:

“Hay un ser humano detrás de cada tuit, blog y correo electrónico. Recuérdalo”

By Chris Brogan